Quá trình hình thành và quản lý Châu bản trong hệ thống lưu trữ triều Nguyễn (1802-1945)

THE PROCESS OF FORMING AND MANAGING OFFICIAL DOCUMENTS IN THE ARCHIVAL SYSTEM OF THE NGUYỄN DYNASTY (1802-1945)

Tác giả bài viết:  NGUYỄN THU HOÀI
(Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I)

TÓM TẮT

     Châu bản là các văn bản hành chính hình thành trong hoạt động quản lý nhà nước của chính quyền phong kiến nhà Nguyễn từ 1802 đến 1945. Hầu hết hệ thống văn bản này được sản sinh tại Huế nơi đặt chính quyền trung ương và một số do chính quyền các địa phương gởi đến triều đình để trình lên hoàng đế phê duyệt. Sau đó các bản chính được lưu lại tại kho văn thư của Nội Các hình thành nên khối châu bản triều Nguyễn còn lại đến ngày nay. Mặc dù đã bị mất mát khá nhiều qua thời gian và qua những biến thiên của lịch sử nhưng những di sản còn lại này đặc biệt vô giá bởi đây là những bản gốc, duy nhất có bút tích phê duyệt của các hoàng đế triều Nguyễn và cũng là duy nhất của các triều đại phong kiến tại Việt Nam.

     Bài viết tìm hiểu quá trình hình thành nên khối tư liệu quý giá này, cùng khảo sát đôi nét về hệ thống quản lý văn bản hành chính hay còn gọi là văn thư lưu trữ của các triều đại phong kiến Việt Nam nói chung và triều Nguyễn nói riêng. Từ đó đi sâu tìm hiểu quá trình hình thành, quản lý châu bản trong hệ thống lưu trữ triều Nguyễn và việc quản lý sử dụng các di sản tư liệu này đến ngày nay.

ABSTRACT

     Official documents, or administrative documents, were issued under the Nguyễn Dynastyfrom 1802 to 1945. Most of these texts originated from Huế, where the central government was located, some from local authorities to be approved by the emperor; then, the originals were kept in the archives of the Cabinet. Through time and the upheavals in history, some of these official documents have been lost, but the left are invaluable legacy because they are the only originals with autographs of the Nguyễn emperors.

      The article finds out about the process of forming these precious documents and briefly surveys the management system of administrative documents, or archives, of Vietnamese feudal dynasties in general and the Nguyễn Dynasty in particular; and focuses on learning about the process of forming and managing official documents in the archival system of the Nguyễn Dynasty as well as the management and use of these document since then.

x
x x

Trong kho tàng di sản văn hóa, đặc biệt là di sản tư liệu của Việt Nam còn lưu giữ được đến ngày nay, khối tài liệu châu bản triều Nguyễn hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I tại Hà Nội có giá trị đặc biệt, bởi tính nguyên gốc, độc bản và hàm chứa những tư liệu quý giá của Việt Nam đồng thời góp phần bổ sung những thông tin hữu ích cho lịch sử khu vực và thế giới.

     Châu bản là các văn bản hành chính hình thành trong hoạt động quản lý nhà nước của chính quyền phong kiến nhà Nguyễn từ 1802 đến 1945. Hầu hết hệ thống văn bản này được sản sinh tại Huế nơi đặt chính quyền trung ương và một số do chính quyền các địa phương gởi đến triều đình để trình lên hoàng đế phê duyệt. Sau đó các bản chính được lưu lại tại kho văn thư của Nội Các hình thành nên khối châu bản triều Nguyễn còn lại đến ngày nay. Mặc dù đã bị mất mát khá nhiều qua thời gian và qua những biến thiên của lịch sử nhưng những di sản còn lại này đặc biệt vô giá bởi đây là những bản gốc, duy nhất có bút tích phê duyệt của các hoàng đế triều Nguyễn và cũng là duy nhất của các triều đại phong kiến tại Việt Nam.

     Bài viết tìm hiểu quá trình hình thành nên khối tư liệu quý giá này, cùng ngược dòng lịch sử đôi nét về hệ thống quản lý văn bản hành chính hay còn gọi là văn thư lưu trữ của các triều đại phong kiến Việt Nam nói chung và triều Nguyễn nói riêng. Từ đó đi sâu tìm hiểu quá trình hình thành, quản lý châu bản trong hệ thống lưu trữ triều Nguyễn và việc quản lý sử dụng các di sản tư liệu này đến ngày nay.

1. Hoạt động lưu trữ trước triều Nguyễn

     Sau khi giành được độc lập tự chủ, nền văn hóa Hán vẫn tiếp tục ảnh hưởng sâu rộng và chữ Hán vẫn là thứ văn tự chính thức trong suốt thời kỳ phong kiến dài hơn một nghìn năm của Việt Nam, từ thế kỷ thứ X và chấm dứt vào giữa thế kỷ XX khi mà chữ Quốc ngữ đã chính thức thay thế. Với một thời kỳ tồn tại dài hàng nghìn năm, chữ Hán và sau này có thêm chữ Nôm (bắt đầu từ khoảng thế kỷ thứ X) đương nhiên đã đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với nền chính trị và văn hóa xã hội ở Việt Nam, đặc biệt là trong kho tàng thư tịch cổ. Một khối lượng khổng lồ các tài liệu, văn bản, sách vở bằng chữ Hán Nôm đã được sáng tác, biên soạn, ghi chép trong suốt hàng nghìn năm đó. Tuy nhiên số lượng còn lưu truyền và bảo tồn được đến ngày nay có lẽ chỉ chiếm một phần rất nhỏ. Trong thực tế hiện nay, những văn thư, tài liệu, thư tịch Hán Nôm còn lưu giữ được tại Việt Nam sớm nhất là vào thời Lê sơ (1428-1527), tài liệu, thư tịch của các triều đại trước đó hầu như chỉ còn được ghi chép lại trong các sách sử sau này.

     Cùng với việc xuất hiện của hệ thống văn bản, thư tịch; hệ thống lưu trữ cũng dần hình thành, ban đầu chỉ đơn thuần là các kho lưu trữ kiêm thư viện, chủ yếu mang tính chất lưu giữ, bảo quản. Tuy nhiên qua thời gian công tác này ngày càng đi vào khuôn khổ với các chức năng chuyên môn thực thụ và được quy định bằng pháp luật.

     Triều Lý thực tế chưa có cơ quan chuyên trách để bảo tồn, lưu trữ các văn thư, tài liệu, thư tịch nhưng đã manh nha hình thành các nhà kho chuyên dụng chứa kinh sách. Sách Đại Việt sử ký toàn thư cho biết: Thuận Thiên năm thứ 12 (1021) đời vua Lý Thái Tổ làm nhà bát giác chứa sách kinh. Hai năm sau, năm Thuận Thiên 14 (1023) mùa thu tháng 9 xuống chiếu chép kinh Tam tạng để ở kho Đại Hưng. Năm Thông Thụy thứ 3 (1036) đời vua Lý Thái Tông xuống chiếu chép kinh Đại tạng cất ở kho Trùng Hưng.(1) Triều Lý là triều đại rất coi trọng Phật giáo, việc ghi chép, lưu trữ kinh sách rất được triều đình quan tâm, vì vậy việc xây dựng các nhà kho chứa sách kinh có thể coi là những cơ sở đầu tiên hình thành nên công tác lưu trữ của thời kỳ phong kiến tự chủ ở Việt Nam.

     Đến thời Trần, sách Đại Việt sử ký toàn thư chép: năm Hưng Long thứ 3 (1295) đời vua Trần Anh Tông, mùa xuân tháng 2, sứ nhà Nguyên là Tiêu Thái Đăng sang, vua sai Nội viên ngoại lang Trần Khắc Dụng, Phạm Thảo cùng đi theo, nhận được bộ kinh Đại tạng đem về để ở phủ Thiên Trường và in bản phó để lưu hành.(2) Ngoài kho kinh Phật ở Thiên Trường (Nam Định) thời Trần còn có một thư viện lớn gọi là điện (hay cung) Bảo Hòa trên núi Lạn Kha (tức núi Phật Tích) ở Tiên Sơn, Bắc Ninh. Mùa đông năm Xương Phù thứ 7 (1383) Thượng hoàng Trần Nghệ Tông ngự ở điện Bảo Hòa cho triệu tập các quan viên trong triều là Thiêm tri nội mật viện sự Nguyễn Mậu Tiên, Lang trung Bộ Lễ Phan Nghĩa để hỏi các việc cũ, sai biên chép làm thành bộ sách Bảo Hòa dư bút (寳和餘筆) gồm 8 quyển, lại truyền Đào Sư Tích đề tựa ở đầu sách để dạy bảo quan gia.(3) Như vậy là thời Trần đã xuất hiện các kho lưu trữ và thư viện sách. Đặc biệt thời kỳ này các kho lưu trữ và thư viện kiêm nhiệm cả việc biên soạn, in ấn sách vở.

     Triều Lê, một trong những triều đại thịnh trị nhất trong lịch sử phong kiến Việt Nam bắt đầu có những chế định luật pháp khá chặt chẽ đối với công tác công văn giấy tờ. Quốc triều hình luật, bộ luật sớm nhất trong lịch sử phong kiến Việt Nam hiện còn lưu giữ được đến ngày nay, trong 722 điều có khá nhiều điều nói về công tác này như quy định việc xử phạt các tội giải quyết công văn chậm trễ, sai lẫn;(4) biên chép sai thể thức;(5) giấu giếm thông tin, tiết lộ thông tin mật, coi thường chiếu lệnh;(6) giả mạo ấn tín;(7) giả mạo hoặc thêm bớt vào công văn;(8) xem trộm công văn giấy tờ có dấu niêm phong…(9) Sách Thiên Nam dư hạ tập, bộ sách mang tính chất hội yếu, ghi chép các điển chương chế độ thời kỳ đầu của nhà Lê được biên soạn dưới thời vua Lê Thánh Tông cũng có những quy định về việc xử phạt các lỗi như: đệ trình văn bản trái lệ, tâu trình vượt cấp, chuyển phát công văn chậm trễ…(10) Tuy đây mới chỉ là những định chế luật pháp còn khá đơn giản đối với công tác văn thư lưu trữ nhưng đã bước đầu đánh dấu sự hình thành những quy định về nghiệp vụ của công tác này dưới thời phong kiến.

     Triều Tây Sơn cũng có thư viện Sùng Chính được thành lập năm Quang Trung 4 (1791) tại Thanh Chương, Nghệ An do La Sơn phu tử Nguyễn Thiếp làm Viện trưởng cũng là một thư viện lớn vừa để chứa sách vừa là nơi dịch chú các sách kinh điển chữ Hán.(11)

     Dù vậy các tài liệu, thư tịch giai đoạn trước triều Nguyễn còn bảo tồn được rất ít, đặc biệt hệ thống văn bản hành chính hình thành trong hoạt động của bộ máy chính quyền nhà nước hầu như chỉ còn lưu giữ được giai đoạn từ triều Nguyễn trở về sau.

2. Quá trình hình thành và quản lý châu bản trong hệ thống lưu trữ triều Nguyễn

     Triều Nguyễn, triều đại cuối cùng trong lịch sử phong kiến Việt Nam, thời kỳ này công tác văn thư lưu trữ được tổ chức có quy củ, hoạt động rõ nét và hiệu quả. Vua Gia Long, vị vua đầu tiên của triều Nguyễn ngay năm thứ nhất (1802) đã cho đặt các Viện Thị Thư, Thị Hàn (侍書院,侍翰院), năm thứ 2 (1803) đặt thêm Ty Thượng Bảo (尚寶司) để chuyên chăm lo các việc công văn giấy tờ, ấn tín. Trong bộ Hoàng Việt luật lệ còn gọi là Luật Gia Long ban hành năm Gia Long 12 (1813) tại Quyển 5, phần Lại luật chức chế quy định về chức trách của quan lại, cũng có những chế định khá rõ đối với những sai phạm trong công tác văn thư như: chuyển giao văn thư chậm trễ, xét duyệt văn bản không đúng cách, tự ý thêm bớt sửa chữa văn bản, quên đóng ấn tín, sử dụng ấn tín không đúng lệ… Đến đời Minh Mệnh, việc quản lý công văn giấy tờ càng được quan tâm hơn nữa và đi vào nề nếp. Năm Minh Mệnh thứ nhất (1820), nhà vua cho thành lập Văn Thư Phòng (文書房)chuyên trách việc quản lý chuyển phát văn thư giấy tờ; các bản chiếu, dụ, các bài ngự chế cùng ấn tín bảo tỷ. Năm Minh Mệnh thứ 10 (1829) lại đổi Văn Thư Phòng làm Nội Các (内閣). Nội Các triều Nguyễn giữ vai trò văn phòng giúp việc của nhà vua, chuyên trách giải quyết các công việc về văn thư, giấy tờ như xét duyệt các văn bản trước khi trình lên nhà vua, làm “phiếu nghĩ”, thư bài, soạn các bản phúc đáp, kính sao bản vua phê, phụng sao lời chỉ dụ, sao lục phát giao công văn, quản lý ấn tín, long bài, lưu giữ châu bản, thơ văn ngự chế… Cũng năm đó đặt 4 Tào lệ thuộc vào Nội Các là Thượng Bảo,(12) Ký Chú,(13) Đồ Thư(14) và Biểu Bạ(15) để chuyên trách từng phần công việc. Năm 1844 vua Thiệu Trị đã cho cải tổ lại Nội Các bằng việc đổi các Tào thành các Sở gồm Thượng Bảo,(16) Bí Thư,(17) Ty Luân,(18) Bản Chương(19) và sắp đặt cơ cấu lại tổ chức cho phù hợp. Trong đó Sở Bản Chương lại chia thành 3 Chương gồm Lại – Hộ Chương, Lễ – Binh Chương, Hình – Công Chương. Toàn bộ các bản vua phê (tức châu bản) do Lại – Hộ Chương coi giữ.(20)

     Châu bản triều Nguyễn được lưu giữ tại Nội Các cho đến hết triều Nguyễn năm 1945. Châu bản là các văn thư hành chính của triều Nguyễn, nên việc luân chuyển giải quyết văn bản được diễn ra hàng ngày giữa các bộ, nha, các cơ quan trong bộ máy chính quyền. Nhà Nguyễn quy định quá trình luân chuyển giải quyết văn bản diễn ra như sau:

     – Đối với văn bản cấp trung ương (các bộ, nha, cơ quan chuyên môn ở kinh đô) sau khi giao cho Lang trung hoặc Viên ngoại lang ở bộ, nha soạn thảo sẽ do Đường quan (Thượng thư hoặc Tham tri, Thị lang) phụng duyệt, sau đó chuyển đến Nội Các.

     – Đối với văn bản cấp địa phương (các dinh, trấn, tỉnh…) do các Lại mục, Thông lại soạn thảo, thông qua Kinh lịch, Thông phán phụng duyệt, sau đó do Ty Thông Chính chuyển đến các bộ, nha liên quan xem xét, giải quyết biên trình ý kiến và chuyển tới Nội Các.

     – Đối với các văn bản do hoàng đế ban hành như chiếu, dụ, chỉ, sắc đều ủy quyền cho Hàn Lâm Viện hoặc Nội Các khởi thảo, sau đó giao cho Đường quan trực ban của Nội Các hoặc Lục Bộ có nhiệm vụ xem xét lại và trình lên hoàng đế phê duyệt.

     – Đối với các văn bản quan trọng, đặc biệt là các văn thư ngoại giao, triều Nguyễn quy định Hàn Lâm Viện hoặc Bộ Lễ soạn thảo nhưng vẫn phải trình qua Nội Các xem duyệt trước khi trình lên nhà vua.

     Theo quy định của triều Nguyễn, văn bản trước khi trình lên hoàng đế ngự lãm đều phải chuyển tới Nội Các duyệt trước. Văn bản chuyển tới Nội Các gồm 3 bản, 1 bản chính và 2 bản phó. Trên văn bản ghi rõ tên người soạn thảo, người khảo duyệt và đóng dấu của cơ quan trình văn bản. Nội Các sau khi tiếp nhận văn bản có trách nhiệm duyệt và biên ý kiến vào tờ phiếu nghĩ (票擬) còn gọi là hoàng niêm (黄黏).(21) Đối với các văn bản cần tham khảo cơ quan chuyên môn, Nội Các có quyền yêu cầu các bộ, nha liên quan đề xuất ý kiến lên phiếu nghĩ. Đối với các văn bản không hợp lệ, Nội Các có thể yêu cầu cơ quan đệ trình xem xét làm lại văn bản. Sau khi Nội Các duyệt xong, sắp xếp các bản chính và đặt vào tráp tấu giao cho thái giám hoặc thị vệ trình lên nhà vua. Hoàng thượng sau khi đọc duyệt từng văn bản và tham khảo ý kiến tham mưu của Nội Các và các bộ, nha trên Phiếu nghĩ, sẽ phê duyệt trực tiếp lên bản chính bằng mực đỏ. Vì lời phê của nhà vua được viết bằng mực màu son đỏ nên gọi là “châu phê” (硃批), động tác nhà vua phê duyệt trực tiếp lên văn bản gọi là “ngự phê” (御批),(22) các văn bản sau khi được nhà vua ngự lãm và ngự phê gọi là “châu bản” (硃本).

     Văn bản sau khi phê duyệt được chuyển trở lại Nội Các giao cho các viên Thị độc hoặc Thừa chỉ kính sao lại lời vua phê lên 2 bản phó bằng mực đen. Ngự phê sao lại phải viết rõ “Phụng châu phê” (奉硃批) ở đầu câu và “Khâm thử” (欽此) ở cuối đoạn châu phê hoặc “Phụng châu điểm khâm thử” (奉硃點欽此) đối với những văn bản vua châu điểm. Đối với những văn bản vua ra ý chỉ nhưng không viết trực tiếp mà sai thị vệ chép lại và truyền xuống cho Nội Các, nhân viên Nội Các phải sao lục lại và ghi chữ “Phụng chỉ” (奉旨). Cuối các phó bản phải viết rõ “Nội Các cung lục” (內閣 恭錄) và đóng dấu kiềm “Nội Các quan phòng” (內閣關房).

     Đối với các loại chiếu, dụ nhà vua ủy quyền cho Hàn Lâm Viện hay Nội Các thay soạn, sau đó phải trình lên để ngự duyệt. Thông thường chiếu, dụ không cần châu phê nhưng đôi khi nhà vua có bút phê lên bản thảo thể hiện sự phê chuẩn cho phép ban hành, như chữ “Thị” (是) (Đúng), “Hảo” (好) (Tốt) hoặc “Lãm” (覽) (Đã xem).

     Một bản tấu của đình thần trình lên hoàng đế trong châu bản triều Nguyễn (Dòng châu phê chữ đỏ của Hoàng đế Minh Mệnh; ấn Công đồng chi ấn của Hội đồng đình thần; ấn chức vụ của những người soạn thảo, khảo duyệt văn bản; kim bảo Ngự tiền chi bảo đóng dưới chỗ châu phê, kim bảo Văn lý mật sát đóng tại các chỗ giáp phùng và chỗ cần xác nhận trong văn bản). Nguồn: Tài liệu châu bản triều Nguyễn – TTLTQGI.

     Văn bản ngoài việc đóng dấu của cơ quan đệ trình, sau khi được phê duyệt, Nội Các giao cho Thượng Bảo Tào (từ năm 1844 là Thượng Bảo Sở) khâm dụng ấn của hoàng đế đóng lên chỗ quy định để xác tín. Ấn của hoàng đế còn gọi là bảo tỷ(23) được làm bằng vàng hoặc bằng ngọc. Bảo tỷ tượng trưng cho đế quyền, là trọng khí quốc gia, xác nhận quyền lực và mệnh lệnh của nhà vua. Một số loại bảo tỷ được sử dụng trong châu bản gồm Thủ tín thiên hạ văn vũ quyền hành, Quốc gia tín bảo, Ngự tiền chi bảo, Văn lý mật sát.

     Trong đó kim bảo (ấn vàng) Thủ tín thiên hạ văn vũ quyền hành (取信天下文武權行) có hình chữ nhật, kích cỡ 4 x 5cm, thường đóng trên đầu các bản chiếu, dụ của hoàng đế. Tuy nhiên ấn này chủ yếu dùng dưới thời vua Gia Long (1802-1820). Sau khi vua Minh Mệnh lên nối ngôi (1820) thấy kim bảo này chỉ đóng chỗ giấy bỏ không ở đầu văn bản, lại đóng thêm ấn Quốc gia tín bảo tại phần ghi niên hiệu là quá rườm rà hình thức nên từ năm Minh Mệnh thứ 9 (1828) ban dụ bỏ ấn này không dùng nữa.(24)

     Kim bảo Quốc gia tín bảo (國家信寶) có hình vuông, kích thước 11,5 x 11,5cm, theo quy định của triều Nguyễn, được đóng lên các văn bản “triệu tập binh lính, tướng súy”.(25) Tuy nhiên trong thực tế ấn này thường được đóng lên những văn bản công bố các chính sách quan trọng của triều đình.(26) Vị trí đóng dấu nằm cân đối giữa dòng đề ngày tháng của văn bản.

      Kim bảo Ngự tiền chi bảo (御前之寶) theo quy định được sử dụng trong các trường hợp: đóng đè lên chữ “Khâm thử” (tức 2 chữ cuối cùng của dòng châu phê); đóng chỗ giấy bỏ không tại những tập sớ tấu có chữ vua phê mực son; đóng lên chỗ niên hiệu tại các bản tấu trình của các thành, doanh, trấn.(27) Ấn này có 2 loại, một loại hình bầu dục, kích thước 2,5 x 3cm, sử dụng từ đầu đời vua Gia Long đến đời vua Hàm Nghi. Năm 1885 khi kinh thành Huế có biến, Tôn Thất Thuyết đưa vua Hàm Nghi rời kinh đã mang theo bảo ấn này, sau đó vua Đồng Khánh cho đúc lại ấn Ngự tiền chi bảo mới hình bát giác, kích thước 3,3 x 3,6cm.(28) Mặc dù kích cỡ và kiểu dáng có chút khác nhau nhưng họa tiết, bố cục và cách thức sử dụng vẫn như loại dấu cũ.

     Kim bảo Văn lý mật sát (文理密察) được quy định đóng tại các chỗ ghi số mục, tẩy xóa, bổ sung và chỗ giáp lai trong các chỉ dụ của hoàng đế và sớ tấu của các cơ quan trong và ngoài kinh.(29) Ấn Văn lý mật sát cũng có 2 loại, một loại đúc dưới thời vua Gia Long có kích thước 2,8 x 2,8cm, một loại đúc dưới thời vua Đồng Khánh có kích thước 3,7 x 3,7cm.(30)

     Về thủ tục sử dụng kim bảo, triều Nguyễn quy định: “Phàm những việc cần đóng ấn Ngự tiền chi bảo, Văn lý mật sát đều đặt hương án ở gian chính giữa nhà Tả Vu do quan Nội Các và các bộ tuân làm. Nếu có công việc quan trọng phải đóng bảo tỷ lớn, thì làm phiến tấu trình trước và phải đặt hương án ở gian thứ nhất bên tả điện Cần Chánh, cử quan Nội Các bưng ra kính cẩn để lên án, hai người quản vệ đội mũ đầu hổ, mặc áo thêu con mãng, cầm gươm đứng chầu, ấn quan Nội Các và các bộ túc trực, thuộc viên Nội Các mặc mũ áo chầu kính cẩn đóng ấn vào dòng niên hiệu của dụ chỉ”.(31)

     Việc đối duyệt văn bản cũng là một thủ tục quan trọng trước khi văn bản được ban hành. Nội Các sau khi tiếp nhận văn bản đã phê duyệt, chịu trách nhiệm đóng bảo tỷ vào chỗ quy định trên văn bản, sau đó cùng với quan đương trực các bộ, nha liên quan đối duyệt kiểm soát lần cuối. Vua Minh Mệnh trong bản dụ quy định chức trách của Nội Các đã từng nhấn mạnh: “Truyền từ nay về sau nếu Nội Các và Lục Bộ giải quyết công việc có chỗ nào không hợp đều chuẩn cho đối duyệt tấu trình. Nếu việc đã giải quyết xong mà Lục Bộ hoặc Nội Các phát hiện ra chỗ sai sót thì cứ mạnh dạn chỉ ra và làm bản tấu trình lại đợi Trẫm quyết định. Còn như có chỗ sai sót mà Lục Bộ và Nội Các đều không thể chỉ ra đến khi bị phát giác hoặc Trẫm trích ra được thì tất theo luật xử nặng thêm 1 bậc”.(32) Đến đời Tự Đức (năm 1861), nhà vua vẫn nhắc nhở: “Việc đối duyệt tất phải đem tập sớ sách cùng dụ chỉ nhất nhất duyệt kỹ từng khoản một, xem có hợp hay không chớ nên qua loa”.(33)

     Văn bản sau khi được phê duyệt, đóng bảo tỷ của hoàng đế và được cơ quan chuyên trách đối duyệt cẩn trọng, Nội Các có trách nhiệm chuyển giao 1 bản phó cho bộ, nha liên quan để giải quyết công việc, 1 bản phó chuyển đến Quốc Sử Quán để viết sử. Bản chính có bút tích ngự phê trực tiếp được lưu lại Nội Các giao cho Sở Bản Chương cất giữ. Các văn bản này đã hình thành nên khối châu bản triều Nguyễn còn lại đến ngày nay.

     Đời vua Gia Long, châu bản được giao cho Thị Thư Viện chuyên trách việc lưu giữ, quản lý. Đến đời vua Minh Mệnh, nhận thấy các bản phê ngày càng nhiều, năm 1826 nhà vua cho xây dựng một tòa nhà ở phía sau tòa làm việc của Văn Thư Phòng gọi là Đông Các làm nơi cất trữ riêng các văn thư. Tòa Đông Các giữ vai trò lưu trữ các loại văn thư như: văn thư ngoại giao với ngoại quốc, thơ văn ngự chế, các bản địa đồ và tài liệu châu bản. Nhân viên Văn Thư Phòng hoặc Nội Các mỗi người được cấp 1 thẻ bài bằng ngà để ra vào ứng trực.

     Tuy nhiên đến cuối triều Nguyễn do không được trông nom cẩn thận, tài liệu trong tòa Đông Các bị hư hỏng mất mát khá nhiều. Việc kiểm kê các văn thư tài liệu và tu sửa tòa Đông Các đã từng được thực hiện nhiều lần dưới triều Nguyễn. Tài liệu châu bản cũng có ghi chép lại một số lần tiêu biểu như:

     – Năm Đồng Khánh 1 (1886), nhân một lần kiểm kê tài sản đã cho kiểm kê lại toàn bộ châu bản và các văn thư.(34)

     – Năm Thành Thái 18 (1906), giao cho Bộ Hộ kiểm kê sắp xếp lại toàn bộ khối địa bạ và châu bản, sau đó làm thủ sách.(35)

     – Ngày 18 tháng 8 năm Thành Thái 18 (1906), trong một bản phúc trình của Quốc Sử Quán gởi cho Nội Các về việc hoàng thượng muốn xem các tập châu bản từ triều Gia Long trở về sau, Nội Các yêu cầu Sử Quán đem số châu bản đang dùng viết sách Thực lục bàn giao lại để kiểm kê tiến trình. Trong lần kiểm kê đó, Sử Quán cho biết các tập châu bản các triều Thiệu Trị, Tự Đức do năm Hàm Nghi có biến nên đã thất lạc ít nhiều, đến tháng 8 năm Thành Thái 16 lại bị gió lốc làm ướt nên số còn lại hơi bị mục rách, soạn lại chỉ còn 100 tập có châu phê đem trình cho Nội Các tiến lãm.(36)

     – Lại ngày 16 tháng 10 năm Thành Thái 18, Nội Các phụng được châu phê về việc tập hợp châu bản của các bộ, nha từ năm Thành Thái 1 đến năm Thành Thái 17 và kiểm kê tiến trình. Lần đó kiểm kê số lượng tổng cộng được 256 tập.(37)

     – Năm Duy Tân 4 (1910), Bộ Công làm bản tấu về việc nhận được tờ trình của Nội Các rằng tòa Đông Các là nơi long trọng cất giữ các thư tịch, thực lục, châu bản nhưng bị dột nát nhiều chỗ, các bậc thềm chạm rồng bị gãy vỡ, xin xem xét để tu sửa.(38)

     Năm Bảo Đại 17 (1942), Tổng lý Ngự tiền Văn phòng lúc đó là ông Trần Văn Lý nhận thấy tòa Đông Các bị bỏ hoang, không có người chăm sóc, chung quanh không có cửa lại bị mưa dột, châu bản tàng trữ trong đó bị hư hỏng nhiều nên đã làm phiến tâu lên vua Bảo Đại xin chuyển toàn bộ thư tịch trong Nội Các sang Viện Văn hóa và thành lập một hội đồng để chỉnh đốn, sắp xếp, phân mục. Trải qua thời gian gần 2 năm, toàn bộ thư tịch đã được phân mục xong và làm Mục lục bằng chữ Hán và chữ Việt gồm 3 bản: 1 bản dâng vua ngự lãm, 1 bản lưu hồ sơ, 1 bản gởi cho Viện Văn hóa. Toàn bộ thư tịch ở Nội Các được chỉnh lý, sắp xếp, phân mục thành các loại gồm: Châu bản, hòa ước, quốc thư, sách ngự lãm và các tập bài thi Điện.(39)

3. Bảo quản và khai thác sử dụng châu bản triều Nguyễn hiện nay

     Năm 1959, theo chỉ thị của Tổng thống Việt Nam Cộng hòa, châu bản và các văn kiện của triều Nguyễn được chuyển từ Viện Văn hóa sang Viện Đại học Huế. Tại đây nhóm nghiên cứu của Ủy ban Phiên dịch Sử liệu Việt Nam do Giáo sư Trần Kinh Hòa làm chủ biên đã biên dịch tóm tắt nội dung và xuất bản Mục lục châu bản triều Nguyễn, tập 1 năm 1960 gồm 4 quyển châu bản triều Gia Long (1-4) và tập 2 năm 1962 gồm 10 quyển châu bản triều Minh Mệnh (1-10). Có lẽ kế hoạch của nhóm biên soạn là sẽ công bố dần các tập châu bản triều Nguyễn, tuy nhiên sau đó vì nhiều lý do, ý định tốt đẹp đó đã không thể tiếp tục được thực hiện.

     Năm 1961, để tránh khí hậu nóng ẩm tại Huế có thể gây hư hại cho tài liệu, toàn bộ châu bản và một số thư tịch của Hoàng triều đã được chuyển đến văn khố tại Đà Lạt. Tháng 3 năm 1975, nhận thấy châu bản là khối tài liệu đặc biệt quan trọng, chính quyền Sài Gòn đã lên kế hoạch đưa châu bản về bảo quản tại Sở Lưu trữ thuộc Nha Văn khố Sài Gòn để chuẩn bị mang ra nước ngoài nhưng sau đó đã không kịp chuyển đi. Năm 1978, Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng nay là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã tiếp quản và giao cho Kho Lưu trữ Trung ương II tại Thành phố Hồ Chí Minh trực tiếp quản lý. Năm 1991, theo Quyết định của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng nước CHXHCN Việt Nam, toàn bộ châu bản triều Nguyễn được chuyển ra bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I ở Hà Nội.

     Sau khi tiếp nhận toàn bộ châu bản triều Nguyễn, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đã tiến hành kiểm kê, sắp xếp, đánh giá thực trạng tài liệu. Trải qua thời gian, chiến tranh, môi trường, khí hậu, lại không có điều kiện bảo quản tốt, tài liệu bị di chuyển nhiều lần qua nhiều nơi dẫn đến tình trạng vật lý của phần lớn khối châu bản bị hư hỏng ở những mức độ khác nhau. Phần lớn tài liệu bị mốc, ố vàng, một số bị bết dính thành cục, thậm chí mục mủn. Trước tình hình cấp thiết phải có những biện pháp kịp thời nhằm cứu nguy khối tài liệu quý giá đang bị xuống cấp này, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I được cấp kinh phí để xử lý một số nghiệp vụ cơ bản như: phục chế các tài liệu bị hư hỏng (trừ số bị hư hỏng nặng tạm thời chưa thể xử lý(40)); số hóa tài liệu gốc và bảo hiểm bằng microfilm; biên dịch nội dung thông tin để xây dựng cơ sở dữ liệu tra cứu; hệ thống hóa lại toàn bộ phông tài liệu.

     Hiện nay toàn bộ châu bản gốc đã được số hóa và được các chuyên gia Hán Nôm biên mục nội dung thông tin để xây dựng cơ sở dữ liệu tra cứu. Hệ thống công cụ tra cứu châu bản gồm có bộ Mục lục châu bản triều Nguyễn tra cứu theo cách truyền thống và Hệ thống thông tin châu bản triều Nguyễn tra cứu trên mạng nội bộ tại Phòng Đọc. Nội dung thông tin được cung cấp gồm: loại hình văn bản, cơ quan ban hành, thời gian của tài liệu, địa chỉ lưu trữ và trích yếu nội dung. Sắp tới dữ liệu châu bản sẽ được dịch sang tiếng Anh để phục vụ tiếp cận rộng rãi trên internet và độc giả nước ngoài. Bản gốc được bảo quản trong kho chuyên dụng với nhiệt độ 20 độ C, độ ẩm 60% phù hợp với tài liệu giấy dó.

     Châu bản triều Nguyễn là các tài liệu gốc có bút tích phê duyệt trực tiếp của các hoàng đế tại Việt Nam và cũng là số ít tài liệu trên thế giới lưu giữ được bút tích của các hoàng đế trên văn bản. Đây là khối tài liệu hành chính duy nhất còn lưu giữ được của một vương triều phong kiến tại Việt Nam. Nội dung của châu bản bao quát gần như toàn bộ lịch sử, chính trị, đời sống kinh tế, văn hóa xã hội, con người ở Việt Nam giai đoạn thế kỷ 19 và nửa đầu thế kỷ 20. Ngoài việc phản ánh các chính sách đối nội của triều Nguyễn, châu bản còn phản ánh mối quan hệ bang giao của triều Nguyễn với nhiều quốc gia trên thế giới như: Trung Quốc, Thái Lan, Lào, Campuchia, Pháp, Anh, Tây Ban Nha, Hoa Kỳ… trên các lĩnh vực chính trị, thương mại, giao lưu văn hóa…

     Với giá trị nguyên gốc, độc bản, châu bản đã cung cấp một khối tư liệu lịch sử khổng lồ, chân xác về triều Nguyễn và là nguồn sử liệu gốc quan trọng để biên soạn các bộ chính sử của triều Nguyễn như: Đại Nam thực lục, Đại Nam nhất thống chí, Đại Nam liệt truyện, Khâm định Đại Nam hội điển sự lệ, Quốc triều chính biên toát yếu, Minh Mệnh chính yếu…

     Ngoài giá trị về mặt sử liệu, châu bản triều Nguyễn còn mang giá trị nghệ thuật đặc sắc thông qua hình thức ngự phê độc đáo, chữ viết đa dạng, hệ thống ấn triện phong phú, chất liệu văn bản đặc trưng truyền thống… làm cho châu bản vừa mang tính chất trang trọng của văn bản nhà nước nhưng lại đẹp mắt như những bức thư pháp cổ.

     Với những giá trị nổi bật đáp ứng đầy đủ các tiêu chí về hình thức và nội dung như tính độc đáo, xác thực, tầm ảnh hưởng khu vực và quốc tế, châu bản triều Nguyễn đã được UNESCO công nhận là Di sản tư liệu thuộc Chương trình Ký ức thế giới Khu vực Châu Á – Thái Bình Dương.

     Tóm lại, châu bản triều Nguyễn là những tài liệu Hán Nôm đặc biệt quý hiếm, chứa đựng rất nhiều thông tin có giá trị. Tiếc rằng trong những năm chiến tranh, một số lượng không nhỏ châu bản đã bị mất mát, hủy hoại. Nhưng dù có bị tàn khuyết, thiếu hụt thì châu bản triều Nguyễn vẫn là khối tài liệu văn kiện quý hiếm còn lại của một vương triều phong kiến tại Việt Nam mà giá trị của nó đã vượt ra khỏi giới hạn của một quốc gia.

Chú thích:

(1) Đại Việt sử ký toàn thư [bản in Nội Các quan bản, mộc bản khắc năm Chính Hòa 18 (1697)], bản dịch của Viện Khoa học Xã hội Việt Nam, tập 1, Nxb Khoa học Xã hội, Hà Nội, 1993, tr. 246, 247, 258.

(2) Đại Việt sử ký toàn thư, đã dẫn, tập 2, tr. 73.

(3) Đại Việt sử ký toàn thư, đã dẫn, tập 2, tr. 170.

(4) Viện Nghiên cứu Hán Nôm, Một số văn bản điển chế và pháp luật Việt Nam (từ thế kỷ XV đến thế kỷ XVIII), tập 1, Nxb Khoa học Xã hội, Hà Nội, 2006. Quốc triều hình luật, Chương Vi chế (Làm trái luật), điều 150, 151, 155, 161.

(5) Quốc triều hình luật, Chương Vi chế (Làm trái luật), điều 158, 159, 160.

(6) Quốc triều hình luật, Chương Vi chế (Làm trái luật), điều 211, 212, 219, 220.

(7) Quốc triều hình luật, Chương Trá ngụy (Gian dối), điều 515, 516, 517.

(8) Quốc triều hình luật, Chương Trá ngụy (Gian dối), điều 519, 520, 521, 534, 535.

(9) Quốc triều hình luật, Chương Tạp luật (Luật Tổng hợp), điều 566.

(10) Một số văn bản điển chế và pháp luật Việt Nam, đã dẫn, tập 1, Thiên Nam dư hạ tập, tr. 291, 303, 305.

(11) Dẫn theo Trần Nghĩa, François Gros, Di sản Hán Nôm Việt Nam thư mục đề yếu, tập 1, Nxb Khoa học Xã hội, Hà Nội, 1993.

(12) Thượng Bảo Tào (尚寶曹): chuyên trách coi giữ các loại ấn tín, bảo tỷ, các loại quan phòng, đồ ký, bài ngà của các nha môn, bản phó dụ chỉ, bản thảo chiếu biểu. Ngoài ra các bản chiếu, chỉ dụ đã được khâm định và các loại chương sớ đã được nhà vua xem duyệt đều giao cho Thượng Bảo Tào đóng dấu bảo tỷ, sau đó giao bản phó cho cơ quan liên quan giải quyết, bản chính giao cho Biểu Bạ Tào tàng trữ.

(13) Ký Chú Tào (記注曹): chuyên trách ghi chép các sinh hoạt, ngôn luận của nhà vua cùng các tấu nghị, chương sớ do bách quan tâu trình và nhật ký học tập của các hoàng tử. Ngoài ra còn có chức trách coi giữ các đồ ngự dụng, sách vở bút nghiên của vua dùng.

(14) Đồ Thư Tào (圖書曹): chuyên trách ghi chép các các bài văn thơ ngự chế, coi giữ các loại sách của triều đình và các công văn giao thiệp trong nước và nước ngoài.

(15) Biểu Bạ Tào (表簿曹): chuyên coi giữ các bản tấu sớ đã được ngự phê (châu bản) và bản phó các biểu chương trong và ngoài nước.

(16) Thượng Bảo Sở (尚寶所): chuyên trách soạn thảo các chiếu, dụ; sao lục, chuyển phát các bản phó châu bản; coi giữ các chiếu, chỉ, châu thư, quan phòng, ấn triện, kiềm ký, kim bài, ngà bài…

(17) Bí Thư Sở (祕書所): chuyên trách coi giữ, quản lý các văn thư tàng trữ tại Nội Các, các công văn thư từ giao thiệp với ngoại quốc; sao chép, khắc bản, san định các thơ văn ngự chế.

(18) Ty Luân Sở (絲綸所): về chức trách cũng giống như Ký Chú Tào thời Minh Mệnh, ngoài ra kiêm thêm việc chuyển phát các bài bội, khởi thảo các chỉ dụ, phiếu nghĩ, coi giữ tất cả các phiếu thảo của Lục Bộ và Nội Các.

(19) Bản Chương Sở (本章所): chuyên trách thu thập, coi giữ các văn thư do 2 sở Thượng Bảo và Ty Luân bàn giao đóng thành tập và biên thêm trích yếu để làm đăng án.

(20) Nội Các triều Nguyễn, Khâm định Đại Nam hội điển sự lệ, bản dịch của Viện Sử học, tập 14, Nxb Thuận Hóa, Huế, 1993, tr. 21-23.

(21) Hoàng niêm (黄 黏) là tờ giấy màu vàng ghi ý kiến của Nội Các hoặc các bộ, nha được đính kèm văn bản để nhà vua tham khảo trước khi phê duyệt.

(22) Ngự phê có nhiều hình thức: Châu phê (硃批) là việc nhà vua cho ý kiến vào văn bản bằng một vài chữ, một câu hay đoạn văn. Châu điểm (硃點) là một nét son nhà vua chấm lên đầu văn bản thể hiện sự đồng ý. Châu khuyên (硃圈) là vòng son nhà vua khuyên lên tên người hoặc điều khoản được chấp thuận. Châu mạt (硃抹) là những nét chấm bên cạnh chỗ không chấp thuận. Châu sổ (硃数), châu cải (硃改) là nét son nhà vua gạch sổ lên những chỗ cần sửa chữa trong văn bản và viết chữa lại bên cạnh.

(23) Bảo tỷ là loại con dấu của nhà vua được làm bằng vàng hoặc bằng ngọc, một số có thể được làm bằng bạc, bằng ngà voi hoặc đá quý.

(24) Khâm định Đại Nam hội điển sự lệ, đã dẫn, tập 14, tr. 34.

(25) Khâm định Đại Nam hội điển sự lệ, đã dẫn, tập 14, tr. 29.

(26) Ví dụ: Chiếu ban bố việc miễn các loại thuế ruộng công tư trong năm Giáp Tuất (1814) trên toàn quốc do thời tiết không thuận lợi [Châu bản triều Gia Long, ngày 12 tháng 3 năm Gia Long 13 (1814), tập số 2, tờ 101-102].

(27) Khâm định Đại Nam hội điển sự lệ, đã dẫn, tập 14, tr. 31, 33.

(28) “Ấn Ngự tiền chi bảo, trước đúc bằng vàng, hình tròn, nay vua cho là ấn ấy đã bị Tôn Thất Thuyết mang đi, nếu làm lại theo mẫu cũ, e có sự ngại khác. Chuẩn cho làm theo hình bát giác, cho có dấu riêng”. (Đại Nam thực lục, bản dịch của Viện Sử học, tập 9, Nxb Giáo dục, Hà Nội, 2007, tr. 171). Ấn này làm năm 1885 bằng ngà voi, năm 1886 đúc lại bằng vàng, kiểu dáng, kích cỡ vẫn như cũ.

(29) Khâm định Đại Nam hội điển sự lệ, đã dẫn, tập 14, tr. 31.

(30) Cũng giống như ấn Ngự tiền chi bảo, ấn Văn lý mật sát làm lại năm 1885 bằng ngà voi, đến năm 1886 đúc lại bằng vàng.

(31) Khâm định Đại Nam hội điển sự lệ, đã dẫn, tập 14, tr. 30-31.

(32) Châu bản triều Minh Mệnh, tập số 40, tờ số 83 [Ngày 13 tháng Giêng năm Minh Mệnh 11 (1830)]

(33) Khâm định Đại Nam hội điển sự lệ (Tục biên), bản dịch, tập 10, Nxb Giáo dục, 2004, tr. 24.

(34) Châu bản triều Đồng Khánh, tập 1, tờ 101.

(35) Châu bản triều Thành Thái, tập 59, tờ 63.

(36) Châu bản triều Thành Thái, tập 58, tờ 169. Chỗ này mâu thuẫn với quy định của triều
Nguyễn, vì văn bản chuyển đến Quốc Sử Quán chỉ là phó bản chứ không phải là bản chính có châu phê trực tiếp. Có lẽ từ triều Hàm Nghi trở về sau do nhiều biến cố chính trị nên các quy định về công văn giấy tờ không được thực hiện đầy đủ.

(37) Châu bản triều Thành Thái, tập 60, tờ 129.

(38) Châu bản triều Duy Tân, tập 28, tờ 65.

(39) Ủy ban Phiên dịch Sử liệu Việt Nam – Viện Đại học Huế, Mục lục châu bản triều Nguyễn, tập 1, Huế, 1960 [Giới thiệu về châu bản triều Nguyễn của Trần Kinh Hòa].

(40) Châu bản hư hỏng nặng là các tập văn bản bị bết dính thành cục do trước đây bị ngấm nước hoặc ẩm ướt kéo dài. Hiện nay các tập tài liệu này không thể bóc tách bằng các biện pháp thủ công thông thường nên tạm thời đang chờ nghiên cứu biện pháp xử lý tối ưu. Số lượng: 17 tập khoảng 3.000 tờ tài liệu.

Nguồn: Tạp chí Nghiên cứu và Phát triển, số 2 (128), 2016

Thánh Địa Việt Nam Học
(https://thanhdiavietnamhoc.com)

Download file (PDF): Quá trình hình thành và quản lý Châu bản trong hệ thống lưu trữ triều Nguyễn (1802-1945) – Tác giả: Nguyễn thu Hoài